Gestion d'un systéme d'information
Mise en place, maintenance d'un systéme de classement et d'archivage
Les ordres de classement
Il existe plusieurs méthodes de classement :
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thématique ou idéologique = regrouper les dossiers d’abord par rubrique, puis par grands thèmes (s’organise de façon géographique à travers un critère d’accessibilité et d’utilisation courante ou non)
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numérique = ranger les dossiers les uns derrière les autres au fur et à mesure de leur venue, puis de leur attribuer un numéro d’identification (fonds documentaires traitant de gros volumes)
Avantages :
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pas de déménagements pour les mises à jour : le nouveau dossier trouve sa place à la suite des précédents
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pas d’homonymie : on ne classe pas sur un nom mais sur un numéro
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le classement est confidentiel
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il est beaucoup plus facile de classer sur un numéro que sur un nom
Inconvénients:
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ce classement n’est pas d’accès direct (rechercher le titre du dossier dans une liste à colonnes qui donne son numéro)
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alphabétique = classer les documents en fonction de leur titre
Toutes ces méthodes sont combinables entre elles et paramétrables afin de s’adapter au fond documentaire existant.
Voici les méthodes de classement que donne les combinaisons possibles entres ces 3 grandes méthodes :
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alphanumérique (alphabétique+numérique) = répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre d’arrivée, un numéro
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géographique (idéologique+alphabétique) = divisions territoriales ou administratives d’une unité géographique (pays, ville, province...) associé à un classement alphabétique
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décimal (numérique+idéologique) = les documents à classer sont divisés en 10 groupes principaux numérotés de 0 à 9 et ensuite chacun de ces groupes est subdivisé en 10 sous groupes qui peuvent à nouveau être divisé en 10 autres catégories et ainsi de suite
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chronologique (qui est complété par le classement numérique) = classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours
Sources:
http://www.gdoc-conseil.fr/plan-de-classement/
http://les-mode-de-classements.blogspot.fr/