Gestion d'un systéme d'information
Mise en place, maintenance d'un systéme de classement et d'archivage
Les différentes étapes pour mettre en place un systeme d'archivage :
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recenser les documents afin de déterminer leur typologie
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déterminer leur durée de conservation : parce que tous les documents n'ont pas la même durée de conservcation, celle-ci doit être clairement identifiée afin de pouvoir être gérée pendant tout le cycle de vie du document
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définir les règles d'indexation : l'indexation s'avère primordiale pour pouvoir retrouver les archives rapidement et facilement
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préparer physiquement les archives
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formaliser les procédures d'archivage : cette etape permet d'uniformiser et de pérenniser les pratiques des utilisateurs
L'organisation d'un archivage
L’archivage électronique répond aux mêmes principes que l’archivage papier. Cependant, il va faire appel à des particularités techniques (et électroniques) dans son traitement.
Au niveau légal, l’article 1316-1 du code civile explique que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établit et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ».
L’archivage numérique se décrit en quatre étapes :
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Le versement : on transfère le document de son environnement de création vers son environnement de conservation ;
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L’enregistrement : on enregistre le document lors de son versement afin de conserver un état probant de sa forme d’origine ;
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La gestion : cette gestion concerne aussi bien le tri, la diffusion ou la suppression de documents arrivés au terme de leur temps de conservation ;
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La restitution du document : lorsque l’on a besoin de prouver la valeur probante d’un document.
Sources:
http://www.locarchives.fr/vos-besoins/pourquoi-archiver/conservation-archives
http://www.gdoc-conseil.fr/archivage-electronique/