La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels par des fichiers informatiques et des ordinateurs. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée.

 

"L’article 1316-1 du Code civil" dispose que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » et "l’article 1316-3" que « l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. » Il résulte de la lecture combinée de ces articles que les documents électroniques ont la même valeur probante que ceux sur support papier sous réserve du respect de deux conditions :

➢ d’une part l’identification de la personne dont émane le document,
➢ d’autre part la conservation dans des conditions de nature à en garantir
l’intégrité. 

 

La dématérialisation permet de mettre en place une gestion sécurisée des fichiers envoyés aux archives, notamment par :

• Le scellement et la prise d’empreinte du document avant archivage

• Le chiffrement ou la signature électronique du fichier

• L’archivage sur des baies de stockages sécurisées et permettant de garantir l’intégrité des archives

• La gestion des droits utilisateurs

• L’enregistrement de toutes les actions effectuées sur les archives

 

La dématérialisation des entreprises devient bien aujourd’hui un enjeu global, sur les plans financier, organisationnel et technique. L’archivage électronique et plus particulièrement l’archivage à valeur probatoire en est bien un des composants, permettant notamment de répondre aux enjeux règlementaires et de sécurité de l’information.