L'indexation permet de :

• rendre sous une forme concise des informations stockées dans un fonds documentaire

• faire le lien entre une offre d'informations (le fonds documentaire) et une demande d'informations (les questions des utilisateurs).

• élaborer des outils de recherche documentaire (index, bulletins bibliographiques, catalogues, fichiers manuels ou automatisés) qui seront ensuite consultés et qui permettront la sélection de documents répondant à une question.

 

Par rapport à une recherche sur les mots des titres ou une recherche en plein texte (sur internet ou dans un traitement de texte), la recherche sur des documents indexés a de grands avantages :

• les titres ne sont pas toujours significatifs

• il donne accès aux documents en langue étrangère

• il signale les documents non textuels (images, sons, objets)

• la recherche en plein texte se heurte aux ambiguïtés des langues naturelles : les homonymes ("vol") et les synonymes ("tiers-monde", "pays sous-développés", "pays en voie de développement")

 

Une indexation idéale doit être :

• Pertinente : les mots-clés utilisés doivent rendre compte avec exactitude du contenu du document. 

• Objective : l'indexeur ne doit pas déformer la pensée de l'auteur 

• Cohérente : les mêmes mots doivent désigner les mêmes notions (Un même document, dans un même centre de documentation, sera indexé de la même manière par plusieurs personnes)