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La Gestion Electronique de Document (GED)

La gestion électronique de document consiste à par exemple dans une entreprise supprimer les documents papiers pour les numériser. On appelle sa "dématerialiser". Mais pas seulement elle permet aussi d’organiser et gérer les informations électroniques, provenant de différents flux, au sein de l’organisation . La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès et de diffusion des documents.

 

Le parcours des documents:

  1. Préparer l'ensemble des documents pour les rendres utilisables au niveau du scanaire

  2. Raison d'être, produire l'ensemble des images en couleur ( en entreprise il est généré plus de 1000 images par jours)

  3. Nommer l'ensemble des documents (soit avec maquette, soit avec opérateur)

    Peut aussi rajouter une priorisation au document -> pour plus d'organisation

  4. Annexer l'ensemble des plis -> rechercher :

    • numéro de sécurité sociale

    • nom et prénom de l'agent

    • affection à une collectivité

  5. a. Exporter l'ensemble des images en gêne 

      b. Copier l'ensemble des liens dans les corbeilles de gestionnaire

 

Mais il faut bien securiser avec un systeme d'authentification.

Avantages de la GED :

  • Economique et environnementaux : consommer moins de papiers car moins besoin d'imprimer grâce a un process qui permet de faire circuler les papiers electroniquement (+ rapide, + fluide)

  • Document sont numerisé et stocké -> meilleure organisation

  • Recherche plus facile 

  • Disponible 24h/24, sur smartphone...

  • Gain de temps 

  • Mieu sécurisé

Cas "Novaxel":

 

C'est un logiciel de GED qui organise et facilite la recherche de document mais aussi la gestion de l'économie durable c'est à dire :

  • Retrouver : crée un plan de classement numérique

  • Consulter : rassembler tout les documents (email, bureautique, informatique, plan, photo, papier scanné) dans les bons dossiers

  • Partager (entre tout les ordinateurs relié...)

  • Organiser

  • Publier : permet au client de consulter leurs dossiers sur internet

 

LE BUT EST DE CONSULTER LES DOSSIERS.

 

Il se réalise par étapes :

  1. Proposer un audit d'organisation pour définir des profils de dossiers

  2. Comment je vais alimenter mon dossier au quotidien ?

  • Courrier 

  • Ce qui est produit en bureautique 

  • Ce qui est produit avec les logiciels de gestion 

  • Fax 

  • Email

 

Les avantages : 

  • Reduction des impressions

  • Economie de temps

  • Dossiers à jour

  • Sécurité renforcée

 

Cas "Kyocerd", la politique d'impressions :

 

Il propose une politique d'impression qui fait economiser 15 à 40 % sur l'archivage des documents qui va représenter 1 à 2 % des bénéfices totals de l'entreprise ce qui n'est pas négligeable.

 

Elle consiste donc à :

  1. Faire un etat des lieux (des besoins)

  2. Mettre en place un pilotage de projet pour déployer l'ensemble des infrastructures (matériel, logiciel, paramétrage) + un accompagnement au changement pour l'entreprise

  3. Avoir une vision globale sur ceux qui se passe dans l'entreprise (en terme de coût, de volumétrie, d'impact environnemental)  

 

Apporte à l'entreprise un gain de productivité et plus de sécurité.

Sources :

http://www.gdoc-conseil.fr/ged/
https://drive.google.com/a/sjc43.fr/folderview?id=0B67Ey_EgIQWZfnB6NG1CaXVfREg2UmNtWGNqbkRmMDdxVmhUQnYtTVk2NHg3amNHanYwdjA&usp=sharing_eid&ts=566a7716

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