"La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979" définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».

Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…

 

Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support :

• Un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique.

• Un document papier original doit être conservé sous forme papier.

   

 

Les enjeux de l'archivage :

• Conformité et maîtrise des risques

  • Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la durée d'archivage légale

  • Protéger ses droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire

  • Maîtriser les risques et préserver la pérennité de son activité

Ainsi, un archivage de documents efficace  permet de produire certains documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer une activité dans de bonnes conditions après un sinistre.

 

• Qualité et optimisation  (pérenniser son patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de son activité)

• Efficacité et optimisation des coûts (efficacité accrue, gain de temps, optimisation des surfaces de stockage, satisfaction des clients)